Arkivserier

Arkivet deles i ulike arkivserier ut fra at materialet har en funksjon, innhold, ordningsmåte, format eller er på et medium som skiller det fra andre deler av materialet og gjør det naturlig å betrakte det som en selvstendig enhet.

Møtebøker, brevjournaler og kopibøker vil utgjøre egne serier ut fra innhold og funksjon. Et saksarkiv, ordnet etter arkivnøkkel, er en arkivserie som ut fra ordningsprinsippet skiller seg fra de øvrige dokumentene. Fagsystemer og dokumentasjon som er fysisk skilt ut som spesialarkiver, kan betraktes som egne serier ut fra at de er arkivlagt etter andre ordningsprinsipper enn arkivnøkkel, som eiendomsarkiver ordnet etter gnr/bnr, og pasient-, klient- og personalarkiver arkivert etter navn/alfabet.

Oversiktsplanene over arkivmaterialet i kommunalforvaltningen tar utgangspunkt i de ulike arkivseriene og kalles derfor gjerne for arkivserieplaner, og gir altså en oversikt over de ulike arkivseriene til en arkivskaper. Et forslag til standardisering av arkivserier finnes i Norsk Allment Arkivskjema, se nedenfor.

Fra januar 2024 produseres det ikke lenger papirarkiv i Hå kommune, og så godt som alle papirarkivene våre er levert til IKA Rogaland – se Plan for papirarkivene i Hå kommune. Alle arkivseriene våre finnes nå i elektroniske systemer – se Plan for langtidsbevaring av elektronisk materiale og registreringsskjema for hvert system. Møtebøker, saksarkiv, personalarkiv og byggesaksarkiv finnes i sak/arkivsystemet vårt WebSak, elev- og barnemapper i Sikker Sak, og barnevernsmapper i Familia, eksempelvis.

Norsk Allment Arkivskjema