Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Overhalla kommune.

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at NN kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Den elekroniske arkivplanen er også ett ledd i kommunens målsetning om å øke tilgjengeligheten for publikum til informasjon fra den offentlige forvaltning.

I kommunen er det kommunedirektøren som har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften § 1-1).

Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunenes arkivtjeneste og utarbeider virksomhetsplaner for denne.

Som Kommunedirektør i Overhalla kommune oppfordrer jeg alle ansatte i kommunen til å sette seg godt inn i og følge retningslinjene i arkivplanen.

Arkivplan for Overhalla kommune ble godkjent dd.mm.åååå av kommunedirektøren.

Overhalla kommune dd.mm.åååå

Navn på kommunedirektøren
Kommunedirektør

a)

organisering av arkivfunksjonen og delegeringsfullmakter på arkivområdet, inkludert hvor ansvaret for å forvalte arkivene er plassert, samt eventuelle avtaler om kjøp av arkivtjenester,

b)

rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene, jf. forskrift om offentlege arkiv § 12,

c)

rutiner for oppbevaring og sikring av arkivene,

d)

klassifikasjon som blant annet viser hvilke prosesser arkivdokumentene inngår i, jf. forskrift om offentlege arkiv § 5,

e)

oppdatert arkivoversikt som viser hvor arkivdokumentene er lagret,

f)

kassasjonsregler med oppbevaringsfrister og rutiner for bevaring og kassasjon, jf. forskrift om offentlege arkiv § 16 jf. § 7-3 i forskriften her, og

g)

avleveringsplan for statlige organ, jf. forskrift om offentlege arkiv § 19.